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そもそも「秘書」の仕事ってどんな内容なのか?

そもそも「秘書」の仕事ってどんな内容なのか?|キャリアエヌ(career.n)
皆さんの会社や周りに「秘書」はいますか?

筆者のところにはいないため、ふと、そもそも「秘書」ってどんな仕事内容なのか?という疑問を持ちました。

そこで、「秘書」の仕事内容について色々と調査してみました。

今回は、「秘書」の仕事内容について述べます。


「秘書」とは?


「秘書(ひしょ)」とは、基本的には、会社や組織、上司の重要書類を扱う業務を行う人のことを意味します。

※「秘書」という名の通り、秘密の書(重要な書類)を扱う人と考えればわかりやすいかと思います。

また、「秘書」というと、女性というイメージが強いですが、男性の秘書も世の中には大勢います。


「秘書」の種類


実は、「秘書」には様々な種類があります。

代表的な「秘書」の種類は以下の通りです。

●役員秘書
一般的に言われている「秘書」は、この役員秘書となり、会社役員に対して秘書業務を行う人となります。

●議員秘書
こちらはテレビなどで聞いたことがある方も多いかと思いますが、国会議員に対して秘書業務を行う人となります。

また、議員秘書は大きくは「私設秘書」、「公設秘書」、「政策秘書」の3つがあります。

●学者秘書
あまり聞きなれない秘書ですが、大学の教授や、研究組織の研究者などに対して秘書業務を行う人となります。

●医療秘書
こちらもあまり聞きなれない秘書ですが、医療における医者などに対して秘書業務を行う人となります。

●弁護士秘書
その名の通り、弁護士に対して秘書業務を行う人となります。


上記以外にも世の中には様々な「秘書」の種類があります。


「秘書」の仕事内容


「秘書」の仕事内容は多岐にわたり、従事する業種や秘書の種類によっても違いますが、代表的な仕事内容は以下の通りです。

●重要書類の管理
先にも述べましたが、重要書類を扱う業務を行います。

もちろんですが、「秘書」は重要書類を扱うため、秘密事項を他人に漏らしたり、公言したりすることは絶対にできません。

●上司のスケジュール管理
上司の様々なスケジュール調整や、上司と会う相手とのスケジュール調整など、上司のスケジュール管理を行います。

また、スケジュール管理においては、以下も「秘書」の重要な業務となります。

・上司の出張がある場合は、出張するための旅券、宿泊施設の手配も行います。(場合によっては「秘書」も出張に同行することもあります。)

・上司の会合などがある場合は、会合する場所や店の手配も行います。(場合によっては「秘書」も会合に同席することもあります。)

●電話対応
上司にかかってきた電話の対応を行います。

上司にかかってきた電話といっても、「秘書」が行うのは一時受けのみで、基本的に「秘書」が全て電話対応するわけではありません。

●来客対応
上司への来客対応を行います。

来客対応も電話対応と同じく、「秘書」が行うのは一時受け付けのみで、基本的に「秘書」が全て来客対応するわけではありません。

●メール対応
上司へのメール対応を行います。

メール対応も同じく、「秘書」が行うのは一時的な確認のみで、基本的に「秘書」が全てメール対応するわけではありません。

●身の回りの整理
上司が仕事しやすいように、上司の机を掃除したり、整理したりする業務も行います。


このように、「秘書」は上司が仕事しやすい環境を作り、上司のサポートを行うことが仕事となります。


最後に


今回、「秘書」の仕事内容について色々と調べましたが、「秘書」も色々と気を遣うことが多く、大変な業務だなとつくづく感じました。
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