はじめに
皆さんの会社や周りに「秘書」はいますか？
筆者のところにはいないため、ふと、そもそも「秘書」ってどんな仕事内容なのか？という疑問を持ちました。
そこで、「秘書」の仕事内容について色々と調査してみました。
今回は、「秘書」の仕事内容について述べます。
「秘書」とは？
「秘書（ひしょ）」とは、基本的には、会社や組織、上司の重要書類を扱う業務を行う人のことを意味します。
※「秘書」という名の通り、秘密の書（重要な書類）を扱う人と考えればわかりやすいかと思います。
また、「秘書」というと、女性というイメージが強いですが、男性の秘書も世の中には大勢います。
「秘書」の種類
実は、「秘書」には様々な種類があります。
代表的な「秘書」の種類は以下の通りです。
●役員秘書
一般的に言われている「秘書」は、この役員秘書となり、会社役員に対して秘書業務を行う人となります。
●議員秘書
こちらはテレビなどで聞いたことがある方も多いかと思いますが、国会議員に対して秘書業務を行う人となります。
また、議員秘書は大きくは「私設秘書」、「公設秘書」、「政策秘書」の3つがあります。
●学者秘書
あまり聞きなれない秘書ですが、大学の教授や、研究組織の研究者などに対して秘書業務を行う人となります。
●医療秘書
こちらもあまり聞きなれない秘書ですが、医療における医者などに対して秘書業務を行う人となります。
●弁護士秘書
その名の通り、弁護士に対して秘書業務を行う人となります。
上記以外にも世の中には様々な「秘書」の種類があります。
「秘書」の仕事内容
「秘書」の仕事内容は多岐にわたり、従事する業種や秘書の種類によっても違いますが、代表的な仕事内容は以下の通りです。
●重要書類の管理
先にも述べましたが、重要書類を扱う業務を行います。
もちろんですが、「秘書」は重要書類を扱うため、秘密事項を他人に漏らしたり、公言したりすることは絶対にできません。
●上司のスケジュール管理
上司の様々なスケジュール調整や、上司と会う相手とのスケジュール調整など、上司のスケジュール管理を行います。
また、スケジュール管理においては、以下も「秘書」の重要な業務となります。
・上司の出張がある場合は、出張するための旅券、宿泊施設の手配も行います。（場合によっては「秘書」も出張に同行することもあります。）
・上司の会合などがある場合は、会合する場所や店の手配も行います。（場合によっては「秘書」も会合に同席することもあります。）
●電話対応
上司にかかってきた電話の対応を行います。
上司にかかってきた電話といっても、「秘書」が行うのは一時受けのみで、基本的に「秘書」が全て電話対応するわけではありません。
●来客対応
上司への来客対応を行います。
来客対応も電話対応と同じく、「秘書」が行うのは一時受け付けのみで、基本的に「秘書」が全て来客対応するわけではありません。
●メール対応
上司へのメール対応を行います。
メール対応も同じく、「秘書」が行うのは一時的な確認のみで、基本的に「秘書」が全てメール対応するわけではありません。
●身の回りの整理
上司が仕事しやすいように、上司の机を掃除したり、整理したりする業務も行います。
このように、「秘書」は上司が仕事しやすい環境を作り、上司のサポートを行うことが仕事となります。
最後に
今回、「秘書」の仕事内容について色々と調べましたが、「秘書」も色々と気を遣うことが多く、大変な業務だなとつくづく感じました。
