はじめに
仕事をしていく上で、皆さんも顧客と打ち合わせを行う機会が多いかと思います。
また、顧客との打ち合わせは効率よく円滑かつスムーズに行いたいと誰もが願っているかと思います。
今回は、顧客との打ち合わせを効率よく円滑かつスムーズに進めるにはどうしたらよいかを以下に述べます。
アジェンダ（議題）を事前に顧客に伝える
何に関する打ち合わせなのかを明確にするために、アジェンダ（議題）を打ち合わせ前に事前に顧客へ伝えることにより、顧客との打ち合わせ目的の共有、意識合わせができ、打ち合わせを効率よく円滑かつスムーズに進めることができます。
顧客側も事前にアジェンダ（議題）を伝えてもらうことにより、打ち合わせに参加する要員のアサイン（確保）、打ち合わせに向けた準備をすることができます。
また、アジェンダ（議題）を顧客に事前伝えるタイミングについては、打ち合わせの直前ではなく、一週間前、遅くとも2～3日前に伝えることが重要です。
打ち合わせ資料を事前に送付する
アジェンダ（議題）を打ち合わせ前に顧客に伝えるのと同様に、打ち合わせで使用する資料を事前に送付することにより、打ち合わせを効率よく円滑かつスムーズに進めることができます。
打ち合わせ資料を事前に送付する主な目的は、打ち合わせ前に資料を顧客に見てもらうことで、打ち合わせ時にはお互いの疑問点や検討すべき事項などのポイントに主眼を置くことができ、最初から資料を説明するよりも打ち合わせ時間の短縮にもなり、かなり効果的です。
最後に
今回述べた顧客との打ち合わせを効率よく円滑かつスムーズに進めることについては、顧客打ち合わせだけではなく、社内会議でも有効ですので、皆さんも是非お試しください。
