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年末のご挨拶メール(社外向け)のポイント!(例文あり)

年末のご挨拶メール(社外向け)のポイント!(例文あり)|キャリアエヌ(career.n)


はじめに


皆さんも年末になると、顧客や取引先など、社外の方に年末のご挨拶メールを送る機会があると思います。

また、実際に会って、年末のご挨拶をすることも多いと思いますが、お世話になった社外の方への年末のご挨拶メールは、ビジネスにおいては不可欠です。

そこで、今回は、社外の方に向けた「年末のご挨拶メール」のポイントについて説明します。

年始のご挨拶メール(社外向け)のポイント!についてはこちらの記事を参照してください。

※2020年の年末向けにリライト(最新化)しました。


年末のご挨拶メール(社外向け)のポイント!


社外向けの「年末のご挨拶メール」を書く際のポイントは、大きくは以下の3点です。

・メール件名
・メール本文
・メールを送るタイミング

次からそれぞれのポイントについて説明します。


年末のご挨拶メール「件名」のポイント!


社外向けの「年末のご挨拶メール」の一つ目のポイントは「メール件名」です。

年末のご挨拶メールにおける「件名」は、シンプルで分かりやすい「件名」にすることがポイントとなります。

[例]
・「年末のご挨拶」
・「年末のご挨拶(株式会社○○○鈴木より)」
・etc

また、相手の方が誰からのメールかが直ぐにわかるように、可能であれば件名に自分の会社名、自分の名前を入れることもポイントとなります。


年末のご挨拶メール「本文」のポイント!


社外向けの「年末のご挨拶メール」の二つ目のポイントは「メール本文」です。

年末のご挨拶メールにおける「本文」は、年末で忙しく、かつ、数多くメールを受信するであろう相手を考慮し、長文は避けて用件を簡潔に記載することがポイントとなります。

また、年末のご挨拶メールには、自分の会社の年末年始の営業予定などを入れることもポイントとなります。

※詳しくは、後述してある年末のご挨拶メールの「例文」をご覧ください。


年末のご挨拶メールを送るタイミング!


社外向けの「年末のご挨拶メール」の三つ目のポイントは「メールを送るタイミング」です。

年末のご挨拶メールを送るタイミングは、年内最後の出社日より前に送ることがポイントとなります。

その理由は、年内最後の出社日は、相手側も何かと忙しいことと、ぎりぎりに送ってしまうと、せっかく送った年末のご挨拶メールを読んでもらえないという可能性もあるため、遅くても年内最後の出社日の2日~3日前には送っておくことをおすすめします。

そういう意味では、クリスマス頃からメールを出し始めるのが良いです。

また、可能であれば、事前に相手の方の年内最後の出社日を確認しておくことにより、確実に年末のご挨拶メールを送ることができます。

ちなみに、

2020年については、12月29日(火)前後が仕事納めという方がほとんどだと思いますが、年末のご挨拶メールの送受信としては12月25日~12月29日(特に12月28日)がピークになると思われます。

※実際、毎年、この記事へのアクセスが一番多いのは、年内最後の出社日とその前日頃です。


年末のご挨拶メールの「例文」!


上記で説明した年末のご挨拶メールのポイントを踏まえて、下記に社外向けの年末のご挨拶メールの例文を記載します。

[例文1]シンプルな例文

[件名]
年末のご挨拶

[本文]
株式会社□□□
営業部 佐藤様

いつも大変お世話になっております。

株式会社○○○の鈴木です。

早いもので本年も残すところ、あとわずかとなりました。

佐藤様には1年間大変お世話になり、大変感謝しております。

来年も本年同様のご愛顧をお願い申し上げます。

なお、弊社の年内の営業は12月29日までとなり、新年は1月4日から営業開始となります。

どうぞ良いお年をお迎えください。



[例文2]簡単なコメント入りの例文

[件名]
年末のご挨拶(株式会社○○○鈴木より)

[本文]
株式会社□□□
営業部 佐藤様

いつも大変お世話になっております。

株式会社○○○の鈴木です。

本年は大変お世話になりました。

本年は佐藤様のご支援により、円滑にプロジェクトを進めることができ大変感謝しております。また、格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。

なお、弊社の年内の営業は12月29日までとなり、新年は1月4日から営業開始となります。

来年も本年同様のご愛顧をお願い申し上げます。

どうぞ良いお年をお迎えください。


このように、シンプルで分かりやすい「件名」、長文を避けて用件を簡潔に記載した「本文」にすることがポイントです。

※なお、上記の例文はコピペ&変更して使用していただいて構いません!


年末のご挨拶メールの注意点!


年末のご挨拶メールの注意点を1点だけ述べます。

それは、年末のご挨拶メールは、同じような内容を色んな社外の方にまとめて送ることが多いと思います。

そのため、宛先、件名、本文の内容を間違わないように!注意が必要です。

もちろん、年末のご挨拶メールに限った話ではありませんが、宛先、件名、本文をきちんと確認してから送るようにしましょう!

※筆者も毎年、同じ日の特定の時間帯に年末のご挨拶メールをまとめて送っていますが、宛先、件名、本文はきちんと確認するようにしています。


最後に


年末の後に、すぐに年始が始まりますが、あくまでも年末のご挨拶メールと年始のご挨拶メールは切り離して、重要な顧客や取引先、お世話になった社外の方には年末のご挨拶メールを出しておくことをおすすめします。


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